6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'ndaki (KVKK) aydınlatma yükümlülüğünü Kişisel Verileri Koruma Kurumu (Kurum), “Aydınlatma Yükümlülüğü” sayfasında şöyle anlatır: veri sorumlusu, “Kanunun 10. maddesi çerçevesinde kişisel verilerin elde edilmesi sırasında bizzat veya yetkilendirdiği kişi aracılığıyla aşağıdaki bilgileri ilgili kişiye sağlamakla yükümlüdür”. Sayfa bu bilgileri beş başlıkta sayar: veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği; işleme amacı; verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği; toplama yöntemi ve hukuki sebebi; 11. maddede sayılan diğer haklar. Anketinizle kişisel veri topluyorsanız, bu bilgileri katılımcıya veren metne kısaca anket aydınlatma metni denir. Bu yazıda resmî sayfaların saydığı konuları, online bir anket için başlık kontrol listesini, metnin yeri için bir öneriyi, sık yapılan hataları ve Sorveri.com'un aydınlatma metninin roller hakkında söylediklerini bulacaksınız. Rehber; bir şirket, okul, hastane, dernek ya da tez için anket yürüten herkes içindir. KVKK ve anket konusunda hukuki görüş vermez, resmî kaynakları gösterir.
Bu yazı hukuki danışmanlık değildir; metninizi kurumunuzda KVKK ile ilgilenen kişiye ya da birime (yoksa bir hukukçuya) kontrol ettirin. Yazının geri kalanında bu kişiye ya da birime kısaca “danışmanınız” diyoruz. Yazıdaki her hukuki cümle kaynağını adıyla anar; resmî sayfalardan alınan ifadeler tırnak içinde, olduğu gibi verilmiştir.
Kısaca
- Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ'in (kısaca Tebliğ) 4. maddesi, bilgilendirmenin “asgari olarak” beş konuyu içermesi gerektiğini söyler.
- Her başlığı kendi anketiniz için kendiniz yazın: başka bir kurumdan alınan metin onun anketini anlatır, sizinkini değil.
- Bu yazının önerisi, metni ilk sayfada ve ilk sorudan önce vermektir. Bunun sizin anketinizde Tebliğ'deki “kişisel verilerin elde edilmesi sırasında” ifadesini karşılayıp karşılamadığını danışmanınızla netleştirin.
- “Anonim” diye yazmayın; yanıtları kimin göreceğini ve sonuçları nasıl raporlayacağınızı yazın.
Anket aydınlatma metni nedir?
Anket aydınlatma metni, Kurum'un “Aydınlatma Yükümlülüğü” sayfasında sayılan bilgileri bir anketin katılımcılarına veren metindir. Aynı sayfa, veri işleme faaliyeti açık rızaya da Kanun'daki başka bir şarta da dayansa bilgilendirme yükümlülüğünün devam ettiğini yazar ve şöyle özetler: “Yani, ilgili kişi, kişisel verisinin işlendiği her durumda aydınlatılmalıdır.”
Tebliğ'in 5. maddesine göre aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi “ilgili kişinin talebine bağlı değildir”. Aydınlatma metninin açık rızayla ilişkisini “Aydınlatma metni ile açık rıza aynı şey mi?” sorusunun yanıtında bulabilirsiniz.
Araştırmalarda etik kurullar çoğu zaman ayrıca bir bilgilendirilmiş onam formu ister; bu form ile aydınlatma metninin aynı belgede birleştirilip birleştirilemeyeceğini etik kurulunuza ve danışmanınıza sorun. Anketlerde kişisel verilerin korunması aydınlatma metninden daha geniş bir konudur; bu yazı yalnızca aydınlatma metnini ele alır.
Tebliğ'e göre bilgilendirme hangi konuları içerir?
Tebliğ'in 4. maddesi, bilgilendirmenin “asgari olarak” şu konuları içermesi gerektiğini söyler:
- “Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği”
- “Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği”
- “Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği”
- “Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi”
- “İlgili kişinin Kanunun 11 inci maddesinde sayılan diğer hakları”
Tebliğ'in aynı maddesi “Kanunun 10 uncu maddesine göre” diye başlar (Kanun'un tam metni).
Tebliğ'in 5. maddesi bu bilgilerin nasıl verileceğini de anlatır. Bu yazı yalnızca metnin diline ve içeriğine ilişkin bentleri aktarıyor; maddenin tamamını Tebliğ'in kendi sayfasında okuyun:
- Amaç, (g) bendi: işleme amacının “belirli, açık ve meşru olması gerekir”; “genel nitelikte ve muğlak ifadelere yer verilmemelidir”; “Gündeme gelmesi muhtemel başka amaçlar için kişisel verilerin işlenebileceği kanaatini uyandıran ifadeler kullanılmamalıdır.”
- Dil, (ğ) bendi: “bildirimin anlaşılır, açık ve sade bir dil kullanılarak gerçekleştirilmesi gerekmektedir.”
- Hukuki sebep, (h) bendi: “hukuki sebebin açıkça belirtilmesi gerekmektedir.”
- Alıcılar, (ı) bendi: “aktarılma amacı ve aktarılacak alıcı grupları belirtilmelidir.”
- Yöntem, (i) bendi: kişisel verilerin, tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerden hangisiyle elde edildiği açık bir şekilde belirtilmelidir.
- Doğruluk, (j) bendi: “eksik, ilgili kişileri yanıltıcı ve yanlış bilgilere yer verilmemelidir.”
Aydınlatma metni nasıl hazırlanır: başlık kontrol listesi
Tebliğ'in saydığı beş konuyu kendi anketinize göre birer başlık yapın ve tablodaki soruları yanıtlayarak doldurun.
Bu tablo, Tebliğ'in “asgari olarak” saydığı beş konuyu izler. Tabloyu doldurmak metninizin eksiksiz ya da yeterli olduğu anlamına gelmez; son kontrolü danışmanınız ya da bir hukukçu yapar. Bazı kurumlar işlenen verileri ve saklama süresini de ayrı başlıklarla yazar; bunun sizin metninizde gerekip gerekmediğini de danışmanınıza sorun.
| Başlık | Tebliğ'deki konu | Kendinize sorun |
|---|---|---|
| Veri sorumlusu | “Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği” | Anketi kim yürütüyor, katılımcılar size nasıl ulaşır? |
| Amaç | “Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği” | Yanıtlarla hangi kararı vereceksiniz ya da neyi raporlayacaksınız? Bunu tek ve somut bir cümleyle yazabiliyor musunuz? |
| Aktarım | “Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği” | Bireysel yanıtları kim görecek? Sonuçlar kurum dışında kimlerle paylaşılacak? Kullandığınız anket aracını bu başlıkta yazıp yazmayacağınızı danışmanınıza sorun. |
| Yöntem ve hukuki sebep | “Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi” | Tebliğ, verinin tamamen veya kısmen otomatik yollarla mı yoksa otomatik olmayan yöntemlerle mi elde edildiğinin ve hukuki sebebin açıkça belirtilmesini ister. Sorveri.com kendi metninde toplama yöntemini “elektronik ortamda, tamamen veya kısmen otomatik yollarla” diye anlatır. Hangi hukuki sebebe dayandığınızı danışmanınıza sorun. |
| Haklar | “İlgili kişinin Kanunun 11 inci maddesinde sayılan diğer hakları” | Katılımcı, haklarını nerede okuyabilir, size nereden başvurabilir? |
İlk satır için Kurum'un “Veri Sorumlusu Kimdir?” sayfası şöyle der: “Kanuna göre veri sorumlusu kişisel verilerin işlenme amacını ve yöntemini belirleyen kişidir.” Sizin anketinizde amacı ve yöntemi kim belirliyor: siz mi, çalıştığınız şirket mi, üniversiteniz mi? Bunu kurumunuzla ya da bir hukukçuyla netleştirin.
Son satırdaki hakları Kurum'un “İlgili Kişinin Hakları” sayfası “Kanunun 11. maddesi çerçevesinde” tek tek sayar.
Aşağıdaki iki amaç cümlesi, personeline yemekhane anketi yapan bir KOBİ için yazıldı.
Örnek (yalnızca amaç cümlesi; hazır metin değildir)
| Amaç cümlesi | Katılımcı ne anlar |
|---|---|
| “Yanıtlarınız hizmetlerimizi geliştirmek ve ileride yürütülecek çalışmalarda kullanılmak üzere işlenecektir.” | Yanıtların ne için ve ne kadar geniş kullanılacağını bilemez. |
| “Yanıtlarınızı yalnızca şirket yemekhanesinin menüsünü ve servis saatlerini değiştirip değiştirmeyeceğimize karar vermek için kullanacağız.” | Hangi kararın verileceğini bilir. |
Yazmaya başlamadan önce anketin gerçekte ne topladığını listeleyin: sorduğunuz sorular ve anket aracının her yanıtla birlikte kaydettikleri. Sorveri.com'un kaydettikleri “Sorveri.com'un aydınlatma metni roller hakkında ne diyor?” başlığında yer alıyor. Sağlıkla ilgili sorular soruyorsanız Kurum'un “Özel Nitelikli Kişisel Veriler” sayfasını okuyun ve danışmanınıza sorun.
Online ankette aydınlatma metni nereye konur?
Bu yazının önerisi: metni ilk sayfaya, ilk sorudan önce koyun; katılımcı soruları görmeden önce okuyabilsin. Bunun sizin anketinizde Tebliğ'deki “kişisel verilerin elde edilmesi sırasında” ifadesini karşılayıp karşılamadığını danışmanınıza sorun.
Sorveri.com'da bu metin, ilk sayfanın en üstüne eklenen “Bilgi metni” türünde bir bloktur ve tam metne giden bir bağlantı da içerebilir. Göndermeden önce sonucu “Önizleme” ile kontrol edin. Anket türünün ve soruların rastgele sıralanmasının bloğun yerini nasıl değiştirdiğini anket giriş metni yazısı anlatıyor; anketi baştan sona kurmak için online anket nasıl hazırlanır sayfasına bakın.
Uzunluk için de Tebliğ'deki “anlaşılır, açık ve sade bir dil” ifadesini aklınızda tutun. Statistics Canada'nın Survey Methodology dergisinde 2013'te yayımlanan bir deneyde (Almanya'da bir üniversitenin birinci sınıf öğrencileri), karşılama ekranı gizlilik haklarını ne kadar ayrıntılı anlattıysa ankete başlayan öğrenci o kadar az oldu. Kısaltılacak olan cümlelerdir, başlıklar değil. İlk sayfada kısa bir metin ve tam metne bir bağlantı vermenin sizin anketiniz için yeterli olup olmadığını danışmanınıza sorun.
Anket aydınlatma metninde sık yapılan hatalar
| Hata | Neden sorun olur | Ne yapmalı |
|---|---|---|
| Metin soruların sonunda ya da yalnızca teşekkür sayfasında | Katılımcı metni okumadan yanıt vermiş olur. | Bu yazının önerisini izleyin: ilk sayfa, ilk sorudan önce (“Online ankette aydınlatma metni nereye konur?” başlığı). |
| Başka bir kurumdan kopyalanmış metin | Başka bir kurumun adını, amaçlarını ve alıcılarını taşıyan metin sizin anketinizi anlatmaz. | Her başlığı kendi anketiniz için yazın. |
| Metinde “anonim” kelimesi | Anket aracı yanıtla birlikte teknik bilgiler kaydedebilir; e-posta adresi soran bir soru ya da yanıt takibi açık bir e-posta daveti yanıtı bir kişiye bağlar. | Bireysel yanıtları kimin göreceğini ve sonuçları nasıl raporlayacağınızı yazın (“gizli tutulur”, “yalnızca toplu olarak raporlanır”). Bu ifadeleri yalnızca gerçekten öyle yapacaksanız kullanın. |
| Belirsiz amaç: “hizmetlerimizi geliştirmek ve ileride yürütülecek çalışmalar için” | Katılımcı yanıtlarının ne için kullanılacağını anlayamaz. | Tek ve somut bir amaç yazın (“Aydınlatma metni nasıl hazırlanır: başlık kontrol listesi” başlığındaki örnek). |
Tebliğ'in 5. maddesi, aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilirken “genel nitelikte ve muğlak ifadelere” ve “eksik, ilgili kişileri yanıltıcı ve yanlış bilgilere” yer verilmemesini ister.
Sorveri.com'da yanıt takibi varsayılan olarak kapalıdır; açıldığında e-posta davetiyle gelen her yanıt alıcının e-posta adresiyle eşleşir. Takibin nasıl açılıp kapatıldığını e-posta ile anket gönderme rehberinde bulabilirsiniz.
Sorveri.com'un aydınlatma metni roller hakkında ne diyor?
Sorveri.com'un aydınlatma metni, anketlere verilen yanıtlar ve e-posta daveti alıcılarının verileri bakımından veri sorumlusunun anketi oluşturan kullanıcı, yani “anket sahibi” olduğunu yazar. Metne göre Sorveri.com bu verileri anket sahibi adına ve onun talimatıyla, veri işleyen olarak işler; bu işlemlerin amacını ve hukuki sebebini anket sahibi belirler. Aynı metin, katılımcıların güvenlik amacıyla işlenen teknik verileri (IP adresi, sunucu kayıtları) bakımından veri sorumlusunun Sorveri.com'un kendisi olduğunu da belirtir.
Metin, bir ankete yanıt verildiğinde işlenen verileri şöyle sayar:
- sorulara verilen yanıtlar ve dosya yükleme sorularında yüklenen dosyalar;
- ülke bilgisi (Cloudflare'in belirlediği), ankete yönlendiren site, cihaz ve tarayıcı türü, yanıtın tamamlanıp tamamlanmadığı ve zamanı;
- tarayıcıya verilen rastgele bir katılımcı numarası.
Metne göre IP adresi yanıtlarla birlikte saklanmaz; yalnızca kötüye kullanımı önlemek amacıyla istek sayısını sınırlamak için kullanılır ve sunucu kayıtlarında kısa süre tutulur. Ankete e-posta davetiyle gelen bir yanıt bu davetle eşleştirilir.
Sorveri.com'un metnine göre hizmet Türkiye dışındaki sunucularda çalışır. Bunun sizin metninizde nasıl yazılacağını danışmanınıza sorun; Sorveri.com'un metnindeki “Yurt dışına aktarım” bölümünü ona gösterin.
Metin, yanıtlarıyla ilgili haklarını kullanmak isteyen katılımcıya anketi kendisine ileten kişiye veya kuruma başvurmasını söyler; başvuru Sorveri.com'a ulaşırsa anket sahibine iletilir ve katılımcıya bilgi verilir. Katılımcının size nereden ulaşacağını metninizin “Haklar” başlığında yazmanız bu yüzden işe yarar.
Sorveri.com'un aydınlatma metni Sorveri.com'un kendi işlemesini anlatır. Katılımcılarınıza kendi anketiniz hakkında ne söyleyeceğinize siz ve kurumunuz karar verirsiniz.
Sık sorulan sorular
Aydınlatma metni örneği verebilir misiniz?
Bu yazıda bilerek hazır bir metin yok, çünkü hazır bir metin sizin anketinizi anlatmaz. “Aydınlatma metni nasıl hazırlanır: başlık kontrol listesi” başlığındaki tabloyu kendi anketiniz için doldurun ve sonucu danışmanınıza kontrol ettirin. Kurumunuzun daha önce yayımladığı aydınlatma metinleri, kurumun yazım biçimini görmenize yardımcı olabilir.
Aydınlatma metni ile açık rıza aynı şey mi?
Tebliğ'in 5. maddesi bu ikisini ayrı işlemler olarak anar: “Kişisel veri işleme faaliyetinin açık rıza şartına dayalı olarak gerçekleştirilmesi halinde, aydınlatma yükümlülüğü ve açık rızanın alınması işlemlerinin ayrı ayrı yerine getirilmesi gerekmektedir.” Açık rızaya ihtiyacınız olup olmadığını ve varsa nasıl alınacağını danışmanınıza sorun.
Özetle
Tebliğ'in 4. maddesi, bilgilendirmenin “asgari olarak” içermesi gereken beş konuyu sayar. Her birini kendi anketiniz için, sade cümlelerle kendiniz yazın. Bu yazı metni ilk sayfaya, ilk sorudan önce koymanızı öneriyor; bunu danışmanınızla doğrulayın. “Anonim” yerine bireysel yanıtları kimin göreceğini ve sonuçları nasıl raporlayacağınızı yazın. Sorveri.com'un aydınlatma metni yalnızca Sorveri.com'un kendi rolünü anlatır. Bu yazı hukuki danışmanlık değildir; son metni danışmanınıza kontrol ettirin. Bir çalışan anketiyle başlamak isterseniz çalışan memnuniyeti anketi şablonuna göz atın; şablon sayfası yanıtları kimin göreceğini önceden duyurmanızı öneriyor.
Çalışan memnuniyet anketi şablonu
Şablon sayfası, yanıtları kimin göreceğini önceden duyurmayı ve sonuçları yalnızca toplu olarak raporlamayı öneriyor.
Şablonu görün