E-posta ile anket gönderme: adım adım davet rehberi

E-posta ile anket gönderme, alıcı e-postayı açtıktan sonraki birkaç saniye içinde şunları anlayabiliyorsa işe yarar: kim soruyor, neden kendisine soruluyor, anket ne hakkında, ne kadar sürüyor, ne zamana kadar açık ve yanıtları kim görecek. Bu rehber elindeki bir listeye anket göndermek üzere olan herkes için: müşterilere, çalışanlara, üyelere, fuar ziyaretçilerine ya da öğrencilere. Davette ne yazacağınızı, uyarlayabileceğiniz örnek bir metinle anlatıyor; ardından daveti Sorveri.com'dan nasıl göndereceğinizi adım adım gösteriyor. Sorveri.com'da mesajı kendiniz yazarsınız ve anket bağlantısını bir yer tutucuyla eklersiniz. Göndermeden önce bir karar vermeniz gerekir: yanıt takibini açacak mısınız? Ancak takip açıksa daha sonra yalnızca bağlantısını henüz açmamış kişilere yeniden yazabilirsiniz.

Kısaca

• Yalnızca sizden haber almayı bekleyen kişileri davet edin ve ilk satırlarda kim olduğunuzu, bu kişiyi neden seçtiğinizi söyleyin.
• Kurumunuzun adını konu satırına yazın: mesaj sizin adresinizden değil, Sorveri.com'un adresinden gelir.
• Kısa tutun: yanıtlar ne için kullanılacak, anket gerçekte ne kadar sürüyor, son gün ne zaman.
• Anonimlik vaat etmeyin. Bireysel yanıtları kimin göreceğini ve sonuçların yalnızca toplu olarak raporlanacağını yazın.
• Yanıt takibi varsayılan olarak kapalıdır. Daha sonra yalnızca bağlantısını açmamış kişilere yazmak istiyorsanız takibi göndermeden önce açın; o ikinci e-postayı siz elle gönderirsiniz.

Kimi davet etmeli, kimi listeden çıkarmalı?

Adresini size kendisi vermiş ve sizden haber almaya şaşırmayacak kişileri davet edin. Satın aldığınız ya da başkasından aldığınız listeleri kullanmayın. E-posta sağlayıcıları da her gönderenden bunu ister: Google'ın e-posta gönderen yönergeleri yalnızca mesajlarınızı isteyen kişilere göndermenizi ve adres satın almamanızı söyler. Bu bir sağlayıcının kuralıdır, yasa değildir. E-posta gönderimiyle ilgili izin kuralları ülkeden ülkeye değişebilir; size uygulananları kontrol edin.

Sizi tanımayan kişiler mesajı siler ya da spam olarak işaretler. E-posta sağlayıcılarının gönderenin aleyhine saydığı şey de tam olarak bu spam bildirimleridir.

Listeyi yüklemeden önce temizleyin: kişi başına bir satır ve güncel bir adres. Sorveri.com hangi adreslere e-postanın ulaşmadığını size bildirmez; bu yüzden eskimiş bir listede e-postalar siz fark etmeden boşa gider. Ulaşmak istediğiniz kişiler listenizde yoksa önce ankete uygun katılımcıları nasıl bulacağınızı okuyun.

Anket davet e-postasında ne yazılır

Kısa yazın. Edwards ve arkadaşlarının Cochrane derlemesinde (2023) bir araya getirilen randomize denemelerde kısa bir e-posta daveti, ayrıntılı bir davetten açıkça daha fazla yanıt aldı. Olasılık oranı 3,26'ydı ve güven aralığı genişti; 1'in üzerindeki değer daha fazla yanıt anlamına gelir.

Konu satırı: adınız ve konu

Kurumunuzun adını ve konuyu yazın: “Begonvil Çiçek Atölyesi: Ekim siparişiniz hakkında 3 dakika” gibi. Davet, Sorveri.com'un destek adresinden gelir ve bu adresi değiştiremezsiniz. Konu satırında adınız yoksa alıcı, e-postayı açmadan kimin yazdığını anlayamaz.

Konu satırı dürüst de olmalı: ilk mesajda “Ynt:” yok, gerçek olmayan bir aciliyet yok, olmayan bir ödül yok. Büyük harflerle yazılmış kelimelerden ve art arda ünlemlerden kaçının; reklam gibi okunurlar.

İlk satırlar: kim olduğunuz ve neden bu kişi

Kim olduğunuzu ve alıcıyı nasıl seçtiğinizi söyleyerek başlayın: “Bu yılki makine fuarında standımızı ziyaret ettiniz” ya da “Bu soruları şirketimizde çalışan herkese soruyoruz.” Anketi bir müşterisi adına bir araştırma ajansı yürütüyorsa ikisinin de adını yazın. Davetiniz bir fuarın ya da başka bir etkinliğin ardından gidiyorsa, o anketin sorularını ve gönderim zamanını etkinlik anketi soruları yazısında bulabilirsiniz.

Cochrane denemelerinde kişiselleştirilmiş davetler yanıtı artırdı (olasılık oranı 1,24); kişiselleştirmenin en yaygın yolu da alıcıya adıyla seslenmektir. Bunu yalnızca listenizin her satırında bir ad varsa yapın: adın olmadığı satırda selamlama adsız çıkar (“Merhaba ,”). Adıyla seslenmek, alıcıya kim olduğunu bildiğinizi de gösterir; bu da yanıtları kimin göreceğini açıkça yazmanız için bir neden daha.

Amaç, süre ve son tarih

Yanıtları ne için kullanacağınızı tek ve somut bir cümleyle söyleyin: “hizmetlerimizi geliştirmek için” değil, “Yanıtlarınıza göre gelecek yılın çalışma saatlerini belirleyeceğiz.” Sonuçların bir özetini gerçekten gönderecekseniz bunu da teklif edin. Denemelerde sonuçları paylaşmayı teklif eden davetler daha fazla yanıt aldı; konusu daha ilgi çekici olan anketler de öyle.

Gerçek süreyi yazın: anketi kendiniz doldurun, süreyi ölçün ve o sayıyı yazın. Süre uzun görünüyorsa sayıyı değil, anketi kısaltın. Denemelerde daha kısa anketler daha fazla yanıt aldı, ancak sonuçlar denemeden denemeye çok değişti.

“Yakında” değil, son günü yazın. Bir son tarih vermek yanıtı biraz artırdı (olasılık oranı 1,18).

Bir teşvik sunuyorsanız ne olduğunu, kimin alacağını ve kuralların nerede yazdığını belirtin. Çekilişler yasal düzenlemelere tabi olabilir; size uygulanan kuralları kontrol edin. Teşvik daha fazla yanıt getirir; ama bu yanıtların listenizi daha iyi temsil ettiği anlamına gelmez.

Yanıtları kim görecek?

Bireysel yanıtları kimin göreceğini ve sonuçları nasıl raporlayacağınızı yazın; anketin anonim olduğunu söylemeyin. Uyarlayabileceğiniz bir kalıp: “Bireysel yanıtları yalnızca İK ekibimiz görecek. Sonuçları yalnızca toplu olarak, en az 10 kişilik gruplar için raporlayacağız.” Sorveri.com grup büyüklüğü için bir alt sınır uygulamaz; bir grubun sonucunu paylaşmadan önce o gruptaki kişi sayısını siz kontrol edin. Yanıtları kimin göreceğini açıkça söylemek yanıtı da artırır.

Bir anket ancak siz de dahil hiç kimse bir yanıtı bir kişiye bağlayamıyorsa anonimdir. Gizliliği korunan bir ankette ise yanıtı kişiye bağlayabilirsiniz, ama bireysel yanıtları görenleri sınırlar ve yalnızca kimsenin kim olduğunu belli etmeyen sonuçlar yayımlarsınız. E-posta daveti adı belli bir adrese gider. Küçük bir ekip, bir yorum ya da bir iletişim alanı da birini zaten ele verebilir.

Sorveri.com'un bir yanıtı bir adrese bağlayıp bağlamaması bir ayara göre değişir (bkz. “Yanıt takibi: göndermeden önce karar verin”). Ayar açıksa bunu davette söyleyin: “Davetinizdeki anket bağlantısını kimin açtığını ve hangi yanıtın hangi adresten geldiğini görebiliyoruz. Böylece yalnızca bağlantısını henüz açmamış kişilere yeniden yazıyoruz.”

Bağlantı, iletişim bilgisi ve teşekkür

Bağlantıyı ayrı bir satıra koyun. Sorular için bir ad ve bir adresi mesajın içine yazın; davete verilen yanıtlar, mesajı kaydederken girdiğiniz yanıt adresine gider. Teşekkür ederek bitirin.

Sorveri.com her davete bir abonelikten çıkma bağlantısı ekler; sizin eklemeniz gerekmez. Size yazıp kendisiyle iletişime geçilmemesini isteyen herkesi listenizden siz çıkarın.

Örnek anket davet e-postası

Aşağıda bir müşteri anketi için eksiksiz bir mesaj var; “E-posta mesajı ekle” ekranında tam böyle yazarsınız. Sorveri.com {name} yerine alıcının adını, {surveyLink} yerine anketin bağlantısını koyar ve altına kendi alt bilgisini ekler.

Konu: Begonvil Çiçek Atölyesi: Ekim siparişiniz hakkında 3 dakika

Merhaba {name},

Bu ay Begonvil Çiçek Atölyesi'nden sipariş verdiniz. Sipariş veren her müşterimize alışverişinin nasıl geçtiğini soruyoruz. Yanıtlarınız, önümüzdeki sezon teslimatta neyi değiştireceğimizi belirleyecek.

Anket 8 sorudan oluşuyor ve yaklaşık 3 dakika sürüyor. 31 Ekim'e kadar açık.

Bireysel yanıtları yalnızca müşteri hizmetleri ekibimiz görecek. Sonuçları yalnızca toplu olarak, en az 10 müşteriden oluşan gruplar için raporlayacağız.

{surveyLink}

Sorularınız için [email protected] adresine yazabilir ya da bu e-postayı yanıtlayabilirsiniz.

Teşekkür ederiz,
Selin Aydın, Begonvil Çiçek Atölyesi

Metindeki her sayı bir örnektir. 3 dakika, anket doldurularak ölçülmüştür; soru sayısından hesaplanmamıştır. Yanıt takibi açıksa “Yanıtları kim görecek?” başlığındaki cümleyi de ekleyin. Aynı bilgileri anketin başındaki kısa bir girişte de tekrarlayın; bunun için anket giriş metni nasıl yazılır yazısına bakın.

E-posta ile anket gönderme: Sorveri.com'da adım adım

Anket nasıl gönderilir? Sorveri.com'da altı adımda: anketi etkinleştirin, adresleri yükleyin, mesajı yazın, Sorveri.com'un neyi eklediğini bilin, kendinize bir test gönderin ve ardından listeye gönderin. Hesabınız yoksa önce ücretsiz anket oluşturun; anketiniz hazır değilse anket nasıl oluşturulur sayfasındaki adımlarla başlayın.

1. Anketi etkinleştirin. Anketin “Ayarlar” sekmesinde “Etkin” kutusunu işaretleyin. Etkin olmayan bir anketin bağlantısını açan kişi “Bu anket etkin değil.” mesajını görür.
2. Adresleri yükleyin. “Araçlarınız” altında “E-posta listeleri”ni açın ve alıcıları ekleyin. Her satıra bir alıcı yazabilirsiniz: adres, ad soyad ve bölüm gibi en fazla beş ek değer, virgülle ayrılmış. Ya da “Liste yükle” sekmesinden, ilk satırında sütun adları address, name ve value1–value5 olan bir CSV dosyası yükleyin. Dosyadaki tek bir adres geçersizse hiçbir şey içe aktarılmaz. Hata mesajı o adresin sırasını verir; başlık satırı bu sıraya dahil değildir.
3. Mesajı yazın. “Araçlarınız” altında “E-posta mesajları”nı açın ve “E-posta mesajı ekle”yi seçin. Hazır bir metin yoktur; konuyu ve mesajı siz yazarsınız. Bağlantının çıkacağı yere {surveyLink} yazın: bu kod yoksa mesaj bağlantısız gider. Selamlamadaki {name}, alıcının listenizdeki adını yazar. “İletişim bilgileriniz” bölümüne adınızı ve yanıtların gideceği adresi girin, gönderim koşullarını kabul ettiğinizi işaretleyin.
4. Sorveri.com'un neyi eklediğini bilin. Her davetin sonunda, hesabınızın dilinde, değiştiremeyeceğiniz bir alt bilgi bulunur. Alt bilgide gönderen olarak girdiğiniz ad, girdiyseniz telefon numaranız ve yanıt adresiniz, bir abonelikten çıkma bağlantısı ve “Sorveri.com ile oluşturuldu” satırı yer alır.
5. Kendinize bir test gönderin. Ankette “Yanıt toplama” sekmesini, ardından “E-posta ile gönder”i açın, “Yeni e-posta gönder” düğmesine tıklayın ve mesajınızı seçin. “Test mesajı” düğmesi mesajı hesabınızın adresine gönderir. Alıcılarınızın birçoğu e-postayı telefonda okur; testi telefonunuzda açın, bağlantıya tıklayın, konuyu ve selamlamayı kontrol edin. Test, aylık hakkınızdan düşmez.
6. Gönderin. Aynı ekranda “E-posta gönderilecek alıcılar” altında kime gideceğini seçin (ilk gönderim için “E-posta davetini almamış olanlar”), listenizi ekleyin, “Şimdi gönder”i seçili bırakın ya da “Belirli bir zamanda gönder” ile bir gün ve saat seçin, sonra “Kaydet ve başlat” düğmesine tıklayın. Onay adımı yoktur. Gönderim yaklaşık bir dakika içinde başlar ve uzun bir liste parça parça gider. E-postanın yanındaki “Sil” düğmesi, sırası henüz gelmemiş alıcılar için gönderimi durdurur; teslime verilmiş e-postalar geri alınamaz. “E-posta alıcıları” ekranındaki “Gönderildi”, e-postanın teslim edildiğini değil, teslime verildiğini gösterir.

Aylık hak. Her alıcıya giden her e-posta, ikinci e-posta da dahil, aylık hakkınızdan düşer. “E-posta ile gönder” ekranı bu ay kaç e-posta daha gönderebileceğinizi gösterir. Ücretsiz plan ayda 50 e-posta daveti içerir. Hak bir listenin ortasında biterse kalan alıcılara hiçbir şey gitmez; sonraki ay “E-posta davetini almamış olanlar” seçeneği onlara ulaşır. Listeniz bundan uzunsa anket bağlantısını kendi e-posta hesabınızdan yazdığınız bir mesaja yapıştırın. O zaman hiçbir şey takip edilmez ve alt bilgi eklenmez.

Yanıt takibi: göndermeden önce karar verin

Yanıt takibi varsayılan olarak kapalıdır. Kapalıyken hiçbir yanıt bir alıcıya bağlanmaz; Sorveri.com anketi kimin açtığını ya da kimin yanıt verdiğini bilmez.

Açmak için “E-posta ile gönder” ekranındaki “Yanıt takibini aç” kutusunu işaretleyin. Bundan sonra her alıcı kişisel bir bağlantı alır ve bu bağlantıyı açmak, o kişinin yanıtını adresine bağlar.

Kişisel bağlantı tek bir kişiye aittir: bağlantıyı kim açarsa o alıcı olarak yanıt verir. Bu yüzden alıcılardan daveti başkasına iletmemelerini isteyin. Takibi de ilk gönderimden önce açın: o zamana kadar verilen yanıtlar hiçbir adrese bağlanmaz ve daveti sıradan bağlantıyla gitmiş alıcıların yanıt verip vermediği hiç görünmez. 360 derece geri bildirim gibi, değerlendirenlerin yanıtlarının kendilerine bağlanmaması gereken bir ankette takibi kapalı bırakın.

Aynı ekrandaki “Anket yanıtlarını yalnızca e-posta davetiyle sınırla” seçeneği, ankete giden diğer tüm yolları kapatır. Bu seçeneği yalnızca “Yanıt takibini aç” ile birlikte kullanın; böylece gelen her yanıt bir davetliye bağlı olur.

İkinci e-posta: kimlere gider

İkinci e-posta, sizin elle gönderdiğiniz yeni bir e-postadır; Sorveri.com kendiliğinden hatırlatma göndermez. “Yeni e-posta gönder” ekranında “E-posta davetine yanıt vermemiş olanlar”ı seçin, daha kısa bir mesaj seçin, aynı listeyi yeniden ekleyin ve gönderin.

Takip açıksa bu seçenek, listede kişisel bağlantısını açmamış herkese ulaşır. Sorveri.com açılmış bir bağlantıyı, hiçbir soru yanıtlanmamış olsa bile yanıt sayar. Bağlantıyı açıp yarıda bırakan kişi bu e-postayı almaz; ankete başka bir bağlantıdan yanıt veren kişi ise alır.

Takip kapalıysa Sorveri.com kimin açtığını ya da yanıt verdiğini bilemez; aynı seçenek bütün listeye yeniden gider. Takip olmadan yeniden yazmanız gerekiyorsa “Tümü”nü seçin, yalnızca bir kez gönderin ve şu cümleyle başlayın: “Zaten yanıt verdiyseniz teşekkür ederiz; bu mesajı dikkate almayın.”

Cochrane derlemesinde yer alan, posta yoluyla gönderilen anket denemelerinde katılımcılara e-postayla yeniden yazmak yanıtı artırdı (olasılık oranı 1,60). Amerikan Kamuoyu Araştırmaları Derneği (AAPOR) da insanlarla birden fazla kez iletişim kurulmasını önerir. Kaç kez yazmanın doğru olduğu kanıtlanmış değildir; her seferinde farklı ifade edilmiş bir ya da iki e-posta yaygın bir uygulamadır.

Yeniden göndermeden önce kimin hâlâ eksik olduğuna bakın: aynı tür insanlardan gelen daha fazla yanıt, sonucu daha doğru hâle getirmez. Hangi grupların yanıtlarınızda eksik kaldığını ve bunun sonucu değiştirip değiştirmediğini kontrol edin. Kendisine yazılmamasını isteyen kişileri de önce listenizden çıkarın.

Özetle

Alıcı birkaç saniyede karar verir. Konu satırına kurumunuzun adını yazın; bu kişiyi neden seçtiğinizi, anketin ne kadar sürdüğünü, ne zaman kapandığını ve yanıtları kimin göreceğini söyleyin. Anonimlik vaat etmeyin. Daha sonra yalnızca bağlantısını açmamış kişilere yeniden yazmak istiyorsanız yanıt takibini ilk gönderimden önce açın, bunu davette belirtin ve o ikinci e-postayı kendiniz gönderin.

En basit durum, “Örnek anket davet e-postası” başlığındaki gibi, satın almadan sonra kendi müşterilerinize gönderdiğiniz bir müşteri anketidir. Müşteri memnuniyeti anketi şablonundan sorularınızı seçin, anketi hazırlayın ve ilk daveti kendinize gönderin.

Bunları da okuyun

• Açık uçlu soru mu, kapalı uçlu soru mu? Anketlerde artıları ve eksileri
• Analize uygun anket tasarımı: soru türü, grafik ve sayı
• Anket giriş metni nasıl yazılır: örnek ve talimatlar