360 derece geri bildirim, bir kişinin işteki davranışlarına dair puanların birkaç taraftan toplanmasıdır: yöneticisi, iş arkadaşları, ekibindeki çalışanlar, bazen müşteriler ve kişinin kendisi. Bazı kaynaklarda 360 derece geri besleme olarak da geçer. Online yürütülen bir 360 nadiren anketin kendisinde tökezler. Sık yapılan hatalar anketin dışındadır: amaçta, değerlendiricilere yanıtlarını kimin göreceği konusunda söylenenlerde ve kişi sonuçlarını aldıktan sonra olanlarda. Bu rehber, bir KOBİ'de ya da orta ölçekli bir kurumda geri bildirimi düzenleyen İK uzmanı veya yönetici için yazıldı. Sekiz hatayı ve her birinin çözümünü anlatıyor; ardından bir 360'ı Sorveri.com'da nasıl yürüteceğinizi adım adım gösteriyor. Sorveri.com'da 360 modülü olmadığı için birkaç işi elle yaparsınız.
Kısaca
- Önce amacı ve sonuçları kişiyle kimin konuşacağını belirleyin: 360 derece geri bildirimden sonra puanlar ortalamada yalnızca biraz iyileşir ve iyileşip iyileşmeyeceğini sonrasında olanlar belirler.
- Geri bildirimi gelişim için kullanın; maaş ya da terfi kararları için değil.
- Değerlendiricilere anonimlik vaat etmeyin. Sonuçlar değerlendirici grubuna göre gösterilir; yöneticinin puanı tanınır ve bir yorum yazarını ele verebilir.
- Sorveri.com'da 360 raporu yoktur: her kişi için anketin bir kopyasını oluşturur, ilk soruda değerlendiricinin kişiyle ilişkisini sorar ve her grubu bir filtreyle okursunuz. Grupların kaç yanıt aldığına da siz bakarsınız.
1. hata: amacı belirlemeden başlamak
Tek bir soru yazmadan önce, değerlendirilen kişinin sonuçlarla ne yapacağını ve sonuçları onunla kimin birlikte ele alacağını yazın. Bunu üstlenecek bir yönetici ya da koç yoksa 360'ı erteleyin; başka bir çalışan anketi bugün işinize daha çok yarayabilir. “Başka şirketler de yapıyor” bir amaç değildir.
360 derece geri bildirimden sonra kişileri izleyen 24 çalışmayı bir araya getiren bir derleme, ekipten, iş arkadaşlarından ve yöneticilerden gelen sonraki puanların iyileştiğini, ama genellikle yalnızca biraz iyileştiğini buldu (Smither, London ve Reilly, 2005). Yazarlar daha fazla iyileşmeyi şu durumlarda bekliyor: kişi değişmesi gerektiğini kabul ediyor, değişimin mümkün olduğuna inanıyor, kendine hedef koyuyor ve harekete geçiyor.
Geri bildirim zararsız da değildir. Yalnızca 360'ı değil, her tür geri bildirimi inceleyen çalışmalarda performans ortalamada arttı; yine de incelenen geri bildirim uygulamalarının üçte birinden fazlası performansı düşürdü (Kluger ve DeNisi, 1996).
2. hata: sonuçları maaş, terfi ya da işten çıkarma kararlarında kullanmak
360'ı zamdan, terfiden ve işten çıkarma kararlarından ayrı tutun ve bunu başlamadan önce açıkça söyleyin. Bu tür kararlar için toplanan puanlar, gelişim amacıyla toplanan puanlardan belirgin biçimde daha hoşgörülü çıkar (Jawahar ve Williams, 1997, önceki çalışmaların derlemesi). Hoşgörüyle verilmiş bir puan da kişiye üzerinde çalışabileceği hiçbir şey söylemez.
Uygulamada 360'ı maaş görüşmelerinden farklı bir döneme koyun. Şirketinizde zamlar ocak ayında konuşuluyorsa geri bildirimi o aya denk getirmeyin.
3. hata: değerlendiricilere kimin neyi göreceğini söylememek
360 derece geri bildirim en iyi ihtimalle gizlidir, hiçbir zaman anonim değildir. Anonim, hiç kimsenin bir yanıtı bir kişiyle eşleştiremeyeceği anlamına gelir; gizli ise birinin eşleştirebileceği, ama bunu kimin yapabileceğini sizin sınırladığınız anlamına gelir. Bu yüzden anonimlik vaat etmeyin. Değerlendiricilere bireysel yanıtları kimin göreceğini ve değerlendirilen kişinin sonuçları hangi biçimde alacağını yazılı olarak söyleyin.
| Kaynak | Sonuç kişiye nasıl ulaşır | Kişi kimin söylediğini anlayabilir mi? |
|---|---|---|
| Yönetici | ayrı olarak | Evet, kaçınılmaz olarak |
| İş arkadaşları, ekip | grup sonucu olarak, isim olmadan | İsimle anlayamaz; küçük bir ekipte çoğu zaman tahmin eder |
| Yazılı yorumlar | isim olmadan, yazıldığı gibi ya da özet olarak | Bazen, ifadeden ya da anlatılan olaydan |
Değerlendiricilere gönderebileceğiniz bir metin
Değerlendirilen kişi Ayşe ise metin şöyle olabilir:
Puanlarınız Ayşe'ye yalnızca grup sonucu olarak ulaşır: iş arkadaşlarının puanları bir arada, ekibinin puanları bir arada, hiçbir zaman bir isimle değil.
Yöneticisinin puanı ayrı gösterilir; bu yüzden Ayşe o puanın kime ait olduğunu bilecek.
Yorumlar isim olmadan, yazıldığı gibi iletilir; küçük bir ekipte Ayşe bir yorumu kimin yazdığını yine de tahmin edebilir.
Bireysel yanıtları yalnızca İK'dan Sevim Ulaşlı görür.
Yorumları özetleyecekseniz “yazıldığı gibi” yerine “özet olarak” yazın. Son cümle, sonuçları açabilen herkesin, yani anketin bulunduğu hesaba giriş yapabilen herkesin adını vermelidir: hesabı İK'da iki kişi kullanıyorsa iki adı da yazın.
Az kişinin yanıt verdiği bir grup, değerlendiricilerini ele verir. Küçük bir ekipte kişi kimlere sorulduğunu bilir. Gruptaki herkes aynı puanı verdiyse grup sonucu her değerlendiricinin kendi yanıtıdır. Bir yorum da ifadesinden ya da anlattığı olaydan tanınabilir. Bu yüzden yanıtı az olan bir grubu tek başına göstermeyin: başka bir grupla birleştirin (aynı soruları yanıtlıyorlarsa iş arkadaşları ve ekip tek bir “çalışma arkadaşları” grubu olur) ya da rapordan çıkarın. Bir grubun ayrı gösterilecek kadar büyük olup olmadığına siz karar verirsiniz: Sorveri.com grupların yanıt sayısını denetlemez.
Yönetici tek kişidir, bu yüzden onun puanı kaçınılmaz olarak tanınır. Öz değerlendirme de tek bir kişinin yanıtı olarak okunur. Bunu hem yöneticiye hem değerlendirilen kişiye açıkça söyleyin.
Sorveri.com'da anketin sonuçlarını açabilen herkes, “Bireysel yanıtlar” ekranında her yanıtı bütün hâlinde, tarihi ve saatiyle görür. Küçük bir grupta bu kişiler çoğu zaman hangi yanıtın kime ait olduğunu anlar. E-posta davetiyle gönderip yanıt takibini açarsanız (varsayılan olarak kapalıdır) her yanıt değerlendiricinin e-posta adresine de bağlanır ve davetin altındaki not değerlendiriciye bunu söyler. 360 için takibi kapalı bırakın. Çalışanlara ait verilerin birçok ülkede kendi kuralları vardır; sizin için geçerli olanları kontrol edin.
4. hata: yazılı yorumları plansız iletmek
Anketten önce yazılı yorumların kişiye yazıldığı gibi mi, özet olarak mı ulaşacağına karar verin ve değerlendiricilere hangisini seçtiğinizi söyleyin.
Yorumu isim olmadan, yazıldığı gibi iletmek ancak değerlendiriciler bunu önceden biliyorsa dürüst olur. Küçük bir grupta özet daha güvenlidir, ama hiçbir zaman tam güvenli değildir. Özeti 360'ı yürüten kişi (İK'dan biri ya da dışarıdan bir koç) yazar: yorumları temalara ayırır, yalnızca birden çok değerlendiricinin yazmış olabileceği cümleleri alıntılar ve tek bir olayı anlatan her şeyi kendi sözleriyle aktarır. Yorumları temalar hâlinde raporlamanın ayrıntısını çalışan anketi sonuçlarını değerlendirme rehberinde bulabilirsiniz.
Ankette de değerlendiricilerden birden çok kez gördükleri davranışları anlatmalarını ve kimsenin adını vermemelerini isteyin.
Sorveri.com'da “Analiz” ekranı ve onun PDF çıktısı her yorumu tarihiyle birlikte gösterir; küçük bir grupta bu tarih yorumun yazarını işaret edebilir. Aynı ekrandaki “Excel'e aktar” ise yorumları tarihsiz listeler.
5. hata: değerlendirilen kişiyi ve değerlendiricileri bilgilendirmemek
Herhangi bir bağlantı gönderilmeden önce değerlendirilen kişiye onu hangi grupların değerlendireceğini ve sonuçları ne zaman alacağını söyleyin. Değerlendiricilere de geri bildirimin neden toplandığını, ne için kullanılacağını ve ne için kullanılmayacağını, kimin neyi göreceğini anlatın. Mesaj, değerlendiricilerin bu çalışmanın arkasında durduğunu bildiği birinden gelsin: örneğin genel müdürden ya da İK müdüründen. Aynı mesajda ölçeği tek satırda açıklayın ve “Bilmiyorum” seçeneğinin ne işe yaradığını söyleyin.
Aynı metni anketin başına ve davete koyun. Anketin başına ne yazılacağı anket giriş metni rehberinde anlatılıyor; davetin nasıl yazılıp gönderileceğini e-posta ile anket gönderme rehberinde bulabilirsiniz.
6. hata: çok az kişiyi ya da yalnızca iyi anlaştığı kişileri değerlendirici seçmek
Değerlendiricileri kişinin kendisi önersin; listeyi yöneticisi ya da 360'ı yürüten kişi onaylasın ve gerekirse tamamlasın. Kişiyle, sorduğunuz davranışları görecek kadar uzun süre çalışmış insanları seçin.
Bir çalışma, her biri üstleri, iş arkadaşları, ekibindeki çalışanlar ve kendisi tarafından değerlendirilen birkaç bin yöneticinin puanlarını inceledi. Puanlar arasındaki farkların yarısından fazlası tek tek değerlendiricilerden kaynaklanıyordu; değerlendirilen yöneticinin kendisinden kaynaklanan pay bunun yarısından da azdı (Scullen, Mount ve Goff, 2000). Bu yüzden tek bir puanı değil, bir grubu okuyun.
Herkes yanıt vermez: bir grubu ayrı gösterebilmek istiyorsanız o gruba yeterince kişi davet edin.
7. hata: işe uymayan sorular sormak
Değerlendiricinin bu işte gözlemleyebileceği davranışları sorun. Bir soruyu birden çok değerlendirici grubu yanıtlıyorsa her gruba aynı ifadeyle sorun; gruplar ancak böyle karşılaştırılabilir. Her puanlama sorusuna bir “Bilmiyorum” seçeneği koyun ki kimse tahmin yürütmek zorunda kalmasın. Şablondaki puanlama tablolarında bu sütun yoktur; her birine ekleyin.
Uymayanı çıkarın: hazır bir şablon bir başlangıçtır, anketinizin kendisi değil. Şablondaki 360 derece performans değerlendirme sorularını okuyun ve değerlendirilen kişinin işinde karşılığı olmayanları silin. Örneğin müşteriyle teması olmayan bir yazılım geliştiricisi için müşteri ilişkisi sorusunu silin. Soru eklemek ve değiştirmek için anket hazırlama adımlarına bakın.
8. hata: sonuçları görüşme yapmadan teslim etmek
Sonuçları kişiye e-postaya eklenmiş bir dosya olarak değil, yöneticisiyle, bir koçla ya da İK'yla yapılan bir görüşmede verin. Daha olumsuz puan alan kişiler geri bildirimi daha az doğru bulma ve ona olumsuz tepki verme eğilimindeydi; olumsuz tepki verenler de geri bildirimi daha az yararlı buldu (Brett ve Atwater, 2001). Bu tepki ancak bir görüşmede yakalanabilir.
Görüşmeyi kişinin yapacağı, yazıya dökülmüş bir ila üç adımla ve sonuçlara yeniden bakılacak bir tarihle bitirin.
Raporu kimin alacağına anketten önce karar verin ve bunu duyurun. Kişinin kendisi her zaman alır; yöneticisi yalnızca duyuruda bu söylendiyse alır. Ekip hiçbir zaman almaz.
360 derece geri bildirim Sorveri.com'da nasıl yapılır ve neler elle yapılır?
Sorveri.com'da 360 modülü yoktur: kişi başına rapor, değerlendirici grubu başına ortalama ve en küçük grup sınırı bulunmaz.
- Online anket oluşturun: “Yeni anket oluştur” ekranında “Uzman şablonuyla başla” sekmesini açın ve “360 derece geri bildirim anketi” şablonunu seçin. Şablonda, değerlendiriciye kimi değerlendirdiğini soran ilk soruyla birlikte üç bölümde 29 soru vardır; öz değerlendirme bölümü yoktur.
- Bütün değerlendiriciler aynı bağlantıyı açar; bu yüzden şablon onları ilk sayfada, yanıtı zorunlu bir soruyla ayırır. Ekip üyesi “Yöneticimi”, yönetici “Çalışanımı”, iş arkadaşı “İş arkadaşımı” seçeneğini işaretler. Her değerlendiricinin yalnızca kendi bölümünün sayfasını görmesini sağlayan “Sayfayı gizle” kuralları şablonda hazırdır; sizin kural eklemeniz gerekmez. Kuralları görmek isterseniz “Koşullu mantık” sekmesine bakın.
- Değerlendiricilere yazdığınız metni (“Değerlendiricilere gönderebileceğiniz bir metin” başlığına bakın) ilk sayfanın en üstüne bir “Bilgi metni” olarak ekleyin. Bu blok “+ Soru ekle” düğmesinin açtığı pencerede, “Diğer” sekmesindedir.
- Değerlendirilen her kişi için anketin bir kopyasını oluşturun. “Yeni anket oluştur” ekranında “Önceki anketleri yeniden kullan” sekmesini açın, “Bu anketi kopyala” başlığının altındaki listeden anketi seçin, “Yeni bir başlık verin” alanına kişinin adını içeren bir başlık yazın ve “Kaydet ve devam et” düğmesine tıklayın. Kişinin adını ilk sayfadaki metne de yazın. Kopya, soruları ve kuralları korur. Ücretsiz planda aynı anda 10 etkin anket olabilir (taslaklar sınırsızdır); yani aynı anda on kişi değerlendirilebilir. Daha fazlası için değerlendirmeyi gruplar hâlinde yapın.
- Her kopyanın bağlantısını “Yanıt toplama” sekmesindeki “Anket bağlantısı” bölümünden alın ve yalnızca o kişinin değerlendiricilerine gönderin: kendi e-posta adresinizden ya da şirket içi mesajlaşma grubunuzdan. “E-posta ile gönder” seçeneğini kullanacaksanız yanıt takibini kapalı bırakın. Sorveri.com'dan giden her e-posta, aynı kişilere giden ikincisi de dâhil, ücretsiz plandaki ayda 50 e-posta davetinden düşülür.
- Genel bir bağlantıda kimin yanıt verdiğini hiçbir şey göstermez. Yanıt kaydı ülkeyi, cihazı ve tarayıcıyı tutar, kişinin adını tutmaz. Bağlantı başkasına iletilebilir; aynı cihazdan ikinci yanıtı önleyen tarayıcı çerezi dışında hiçbir şey aynı kişiden gelen ikinci bir yanıtı yakalamaz. Bu yüzden her grubun yanıt sayısını davet ettiğiniz değerlendiricilerin sayısıyla karşılaştırın. Eksik varsa herkese bir kez daha kendiniz yazın ve mesaja teşekkürle başlayın: “Yanıt verdiyseniz teşekkür ederiz; bu mesajı dikkate almayın.”
- “Analiz” sekmesinde “Filtreleri yönet” bölümünü açın ve her değerlendirici grubu için bir filtre oluşturun: “Yalnızca şu koşula uyan yanıtları göster” başlığının altında, ilk sorunun o grubun seçeneğine eşit olduğu koşulu kurun. Bunu her kopyada ayrı ayrı yapın, çünkü filtreler kopyalanmaz. Filtreyi “Analiz” ekranında uygulayın. Bir matris sorusu her satır için sayıları ve yüzdeleri gösterir, ortalama hesaplamaz. Bir satırın “Toplam” değeri, o gruptan o satırı yanıtlayanların sayısıdır (eklediyseniz “Bilmiyorum” yanıtları dâhil). Yanıtı az olan bir grubu tek başına göstermeyin: gruplar aynı soruları yanıtlıyorsa ikisini tek bir filtrede birleştirin, şablondaki gibi her grup kendi bölümünü yanıtlıyorsa o bölümü rapordan çıkarın.
- Görüşme için her filtrede “Yalnızca şu soruları göster” alanına yalnızca puanlama sorularının numaralarını yazın ve raporu “PDF olarak dışa aktar” ile alın; PDF uygulanan filtreye uyar. Yorum özetinizi “Excel'e aktar” ile aldığınız listeden hazırlayın. Değerlendirilen kişinin ankete kendi erişimi yoktur; ona yalnızca sizin dışa aktardığınızı verirsiniz. “Bireysel yanıtlar” ekranındaki yanıtları kişiye hiçbir zaman vermeyin. “Anket sonuçlarını herkese açık yap” seçeneğini de açmayın: bağlantıya sahip herkese bütün yanıtları ve yorumları açar.
Özetle
Bir amaç, sonunda bir görüşme ve ikisi için ayrılmış zaman varsa 360 derece geri bildirim yapmaya değer. Değerlendiricilere kimin neyi göreceğini dürüstçe söyleyin: geri bildirim gizlidir, sonuçlar değerlendirici grubuna göre iletilir ve yöneticinin puanı tanınır. Sorveri.com'da grupları ayırmak, yanıtları saymak ve sonuçları kişiye teslim etmek sizin işinizdir. Başlamak için 360 derece geri bildirim anketi şablonuna göz atın ve göndermeden önce değerlendiricilere yazdığınız metni ilk sayfaya ekleyin.
Hazır şablon: 360 derece geri bildirim anketi
Şablonda kimi değerlendirdiğini soran ilk soruyla birlikte üç bölümde 29 soru var; değerlendiricilere kimin neyi göreceğini anlatan metni ilk sayfaya ekleyin.
Şablonu görün