Çalışanlar neden ayrılır? Nadiren tek bir nedenle, çoğu zaman da yavaş biriken bir memnuniyetsizlikten çok, ani bir olayın ardından. Kapıdan çıkarken söylenen neden de her zaman hikâyenin tamamı değildir. Çıkış mülakatı sorularını kısa bir online ankette sormak ve anketi İK üzerinden, istifa eden herkese aynı biçimde göndermek, tek bir görüşmenin gösteremeyeceği örüntüleri ortaya çıkarır. Yanıtları tek tek değil, en az 10 yanıt birikince birlikte okuyun. Anket ancak ayrılan kişiye yanıtları kimin okuyacağını açıkça söylerseniz işe yarar, çünkü bir çıkış anketinde yanıtın kime ait olduğu çoğu zaman anlaşılabilir. Bu rehber İK uzmanları ve KOBİ sahipleri için yazıldı: anketin ne zaman ve nasıl gönderileceğini, ayrılan kişiye ne söyleneceğini, neyin sorulacağını ve birer birer gelen yanıtların nasıl okunacağını anlatıyor.
Kısaca
- İnsanlar farklı yollardan ayrılır: bir plan, ani bir olay, başka bir seçenekle kıyaslama ya da yavaş biriken memnuniyetsizlik. Kişiyi neyin ittiğini ve neyin başka yere çektiğini sorun.
- İnsanlar online ankette, yöneticilerinin karşısında olduklarından daha açık yanıt verir; ama yanıtları yine işveren okur. Anketi İK göndersin, herkese aynı biçimde.
- Anketi anonim diye tanıtmayın: yanıtlar birer birer gelir, tarih ve departman yazanı belli edebilir. Ayrılan kişiye yanıtları kimin okuyacağını ve sonuçların nasıl raporlanacağını söyleyin.
- Yanıtları gruplar hâlinde okuyun. Bir departman, bir yönetici ya da şirketin tamamı için 10'dan az yanıta dayanan hiçbir rakam göstermeyin; her nedenin payını, yanıt veren ayrılanların sayısına bölerek hesaplayın.
Çalışanlar neden ayrılır: istifaya giden dört yol
İnsanlar işten tek bir yoldan ayrılmaz. Lee ve Mitchell'in 1994'te Academy of Management Review dergisinde yayımladığı ve İngilizcede “unfolding model” diye bilinen gönüllü işten ayrılma modeli dört yol tarif eder:
- Planlı ayrılma. Bir doğum ya da yüksek lisansa başlamak gibi beklenen bir olay, kişinin zaten var olan bir planını harekete geçirir.
- Kabul edilemez bir olay. Örneğin yöneticisi kişiyi yasa dışı bir şey yapmaya zorlar; kişi de başka bir iş aramadan ayrılır.
- Kıyaslamayı başlatan bir şok. Beklenmedik bir iş teklifi ya da kaçırılan bir terfi, kişiyi işini başka seçeneklerle tartmaya ve iş aramaya iter.
- Yavaş yavaş biriken memnuniyetsizlik. Kişi sonunda, elinde yeni bir iş olsun ya da olmasın, ayrılır.
Aynı araştırma grubunun sonraki bir çalışması, işten ayrılmış 1.200'den fazla kişinin verisine dayanıyordu. Bu kişilerin çoğunda ayrılmanın doğrudan nedeni yavaş biriken memnuniyetsizlik değil, iyi ya da kötü bir şoktu (Holtom, Mitchell, Lee ve Inderrieden, 2005).
Bu yüzden iki tarafı da sorun. Kişiyi ne itti: yönetici, iş yükü, maaş, gelişme imkânı, görmezden gelinme hissi, servis ve yol süresi? Onu ne çekti: başka bir teklif, taşınma, eğitim, aile? Sonra kurumunuzun değiştirebileceği nedenleri, eşinin başka bir şehre tayini gibi değiştiremeyeceklerinden ayırın. Bir önleme dönüşebilecek bulgu yalnızca ilk türdendir.
Online çıkış anketi neyi söyler, neyi söyleyemez?
Çıkış anketi, ayrılan bir çalışanın neden ayrıldığını ve işini, yöneticisini, kurumu nasıl deneyimlediğini soran kısa bir ankettir. Yanıtları, işe alımda, yönetimde ve çalışanları elde tutmada neyin değişmesi gerektiğine karar vermenize yardım eder. Bu ankete çıkış mülakatı formu da denir.
Kapıda verilen yanıtlar yumuşatılmış olabilir. Hâlâ bir referansa ya da son belgelerine ihtiyacı olan biri eleştirisini hafifletebilir ya da herkesin kabul edeceği bir neden söyleyebilir: başka yerde daha yüksek maaş gibi.
Yanıtı bir insana değil de ekrana vermek işe yarar. Yanıtların kayıtlarla karşılaştırılabildiği bir çalışmada insanlar, toplumca hoş karşılanmayan davranışları web anketinde, telefonla soran bir anketöre olduğundan daha sık kabul etti (Kreuter, Presser ve Tourangeau, 2008). Ama bu kazanç, karşıda bir anketör olmamasından gelir. Çıkış anketinde yanıtları yine işveren okur, bu yüzden söylediklerinin sonuçlarından çekinme ortadan kalkmaz. Ayrılan kişiye yanıtları kimin okuyacağı hakkında söyledikleriniz, anketin hangi yolla yapıldığından daha önemlidir (bkz. “Ayrılan kişiye ne söylemelisiniz?” başlığı).
Anket ile yüz yüze görüşme: hangisi neyi verir
| Online anket | Yüz yüze görüşme | |
|---|---|---|
| Sorular | Herkese, her seferinde aynı | Kişinin söylediğine göre ek sorular |
| Ne kazandırır | Dönemden döneme karşılaştırılabilen rakamlar | Beklemediğiniz ayrıntı |
| Yanıtlarken | Kimse izlemiyor | Kişi birinin karşısında oturuyor |
| Sınırı | Yanıtları yine işveren okur | Duyduğunuz nedenler, soranın kim olduğuna bağlıdır |
Spain ve Groysberg, 2016'da Harvard Business Review dergisinde yayımlanan makalelerinde, eğilimleri gösteren yapılandırılmış soruları beklenmedik olanı ortaya çıkaran açık uçlu sorularla birleştirmeyi önerir. Yani istifa eden herkese anket, isteyenlere ayrıca bir görüşme.
Çıkış anketi ne zaman ve nasıl gönderilir?
Anketi doğrudan yönetici değil, İK ya da kişinin bağlı olduğu yönetim zincirinin dışından biri göndersin.
Zamanlamada her seçeneğin bir bedeli var. Kişinin son iş günlerinde ona ulaşmak kolaydır, ama son ödemesi, belgeleri ya da bir referans için hâlâ size bağlıdır. Birkaç hafta sonra arada mesafe oluşur; ama iş e-postası kapanmış olabilir ve kişinin vermeyi kabul ettiği özel bir adrese ihtiyacınız olur. En iyi günü belirleyen bir çalışma yok. Ancak ayrılırken söylenen nedenler, haftalar ya da aylar sonra söylenenlerden çoğu zaman farklıdır (Hinrichs, 1971; aktaran Knouse ve Giacalone, 1992). Son hafta pratiktir, ama o hafta alınan yanıt her zaman en içten yanıt değildir.
Hangi anı seçerseniz seçin, herkes için aynı anı kullanın; böylece dönemler karşılaştırılabilir kalır. Açık yanıt almak için yanıtları kimin okuyacağını söylemek, tarihten daha çok işe yarar.
Bağlantıyı seçtiğiniz gün gönderin. Yanıt gelmezse kişiye bir kez, nazik bir mesajla kendiniz yazın; Sorveri.com bunu sizin yerinize yapmaz.
Anketi henüz hazırlamadıysanız önce Sorveri.com'da ücretsiz anket oluşturun. Göndermenin iki yolu var:
- Genel bağlantı. “Yanıt toplama” sekmesinin “Anket bağlantısı” bölümündeki bağlantıyı kopyalayın ve İK'nın kendi e-posta hesabından yazdığı sıradan bir mesaja yapıştırın.
- Sorveri.com'dan e-posta daveti. Aynı sekmenin “E-posta ile gönder” bölümünden gönderilir. Yanıt takibi varsayılan olarak kapalıdır. Açarsanız her yanıt alıcının adresine bağlanır ve davetin alt bilgisindeki bir not, anketi oluşturan kişinin yanıtların hangi adresten geldiğini görebileceğini alıcıya bildirir. Tek bir kişiye giden bir ankette takip size yararlı hiçbir şey katmaz. Yanıt ile e-posta adresi arasındaki bu bağın kayıtta kalmasını istemiyorsanız ya da bunu ayrılan kişiye söylemeye hazır değilseniz takibi kapalı bırakın.
İstifa eden herkese aynı anketi gönderin. Bir sözleşme sona erdiğinde ya da biri işten çıkarıldığında daha kısa bir anket kullanın ya da hiç göndermeyin.
Ayrılan kişiye ne söylemelisiniz?
Ayrılan kişiye anketin anonim olduğunu söylemeyin, çünkü değildir. Yanıtlar birer birer gelir, çoğu zaman ayda yalnızca birkaç tane. Bu yüzden takip ya da isim sorusu olmasa bile bir yanıt çoğu zaman yazanına bağlanabilir.
“Bireysel yanıtlar” bölümü her yanıtın tarihini ve saatini gösterir. “Analiz” bölümü her açık uçlu yanıtı tarihiyle listeler; tek bir yanıtın sayfası da ülkeyi gösterir. Departman ya da görev sorusu ise grubu tek bir kişiye indirebilir. Amerikan Kamuoyu Araştırmaları Derneği (AAPOR), demografik bilgilerin isim olmadan da bir katılımcıyı tanınır kılabileceği konusunda uyarır. Kısacası bir çıkış anketi en fazla gizli olabilir; anonim olamaz.
Bunun yerine, bağlantının bulunduğu mesajda ya da anketin giriş metninde kişiye şunları söyleyin:
- bireysel yanıtları kimlerin okuduğunu, görevleriyle birlikte (anketin bulunduğu hesaba giriş yapabilen herkes bu listededir);
- doğrudan yöneticisinin yanıtları görmediğini (yalnızca bu doğruysa);
- kendi yanıtları, ayrılan en az 10 kişinin daha yanıtlarıyla birlikte özetlenmeden İK'nın dışına hiçbir şey çıkmadığını;
- bir departmanın sonuçlarının ancak o departmandan en az 10 kişi yanıt verdiğinde gösterildiğini;
- hiçbir yorumun, yazanın anlaşılacağı biçimde aktarılmadığını;
- yanıt vermenin isteğe bağlı olduğunu.
Kurumunuz bunu gerçekten taahhüt ediyorsa, yalnızca o zaman, yanıtların son belgeleri ya da bir referansı hiçbir biçimde etkilemeyeceğini de ekleyin. Aşağıdaki metni uyarlayabilirsiniz; iki adı, ankete erişimi olan herkesin adıyla değiştirin:
Yanıtlarınızı yalnızca İK ekibimizden Elif Hanım ve Murat Bey okuyacak. Yöneticiniz yanıtlarınızı görmeyecek. İK dışında biriyle herhangi bir şey paylaşmadan önce yanıtlarınızı, bizden ayrılan en az 10 kişinin daha yanıtlarıyla birlikte özetliyoruz. Bir departmanın sonuçlarını ancak o departmandan en az 10 kişi yanıt verdiğinde gösteriyoruz. Hiçbir yorumu, kimin yazdığı anlaşılacak biçimde aktarmıyoruz. Yanıt vermek tamamen isteğe bağlıdır.
Yorumları temalar hâlinde özetleyin; alıntı yapacaksanız birçok kişinin yazmış olabileceği bir cümle seçin.
Çıkış mülakatı soruları: ayrılma nedenleri ve işe dair sorular
İlk soru ayrılma türü olsun, bir “Tek seçim” sorusu olarak: istifa, sözleşmenin sona ermesi, işten çıkarılma, emeklilik, diğer. Böylece sonuçları ayrılma türüne göre filtreleyebilirsiniz. “Bu işten ayrılmaya neden karar verdiniz?” sorusunu da yalnızca istifa edenlere sorarsınız: ayrılma türü sorusuna bir kural ekleyin, “İstifa” seçilirse “Soruyu göster” eylemiyle neden sorusu görünsün.
Ardından ana nedeni ve diğer nedenleri, birden çok yanıtın seçilebildiği tek bir “Çoklu seçim” listesinde sorun; liste hem iten hem çeken nedenleri kapsasın. Sonra işe, yöneticiye, ekibe ve departmana, maaş ve yan haklara, gelişme imkânlarına dair kısa puanlama blokları gelsin. Bir ya da iki açık uçlu soruyla bitirin, örneğin “Önce neyi değiştirmeliyiz?” İşten ayrılma anketi şablonu bunun için hazır bir başlangıç noktasıdır.
Puanlama bloklarındaki ifadeleri, şirkette kalanlara gönderdiğiniz çalışan anketindekiyle aynı sözcüklerle yazın; böylece ayrılanları kalanlarla karşılaştırabilirsiniz. Ayrılanların da kalanların da aynı ölçüde dile getirdiği bir neden, ayrılma nedeni değildir.
Departmanı da bir “Tek seçim” sorusu olarak sorun ki sonuçları departmana göre filtreleyebilesiniz; şablondaki gibi bir “Açılır liste” de aynı işi görür. 10 yanıta ulaşamayacak kadar küçük departmanları birleştirin. Örneğin 60 kişilik bir üretim firması üretim ve satış birimlerini ayrı tutup muhasebe, depo ve insan kaynaklarını “Diğer birimler” seçeneğinde toplayabilir. Küçük departmanlarda görev sorusu sormayın: kişiyi belli eder.
Açık uçlu soruları isteğe bağlı bırakın: sorunun ayarlarında “Yanıt zorunlu” kutusunu işaretlemeyin. İnsanlar açık uçlu soruları kapalı uçlu sorulardan çok daha sık atlar; zorunlu bir yorum alanı da “yok” ya da “-” gibi yanıtlar getirir.
Bir dakikaya kaç soru sığdığını söyleyen bir kural yok. Şablonun 13 sorusu, sayfasındaki tahmine göre 7–10 dakika sürer; siz yine de anketi iki üç iş arkadaşınıza doldurtun ve ölçtüğünüz süreyi davette yazın. Soru eklemekten bağlantıyı paylaşmaya kadar adımları Sorveri.com'da anket nasıl hazırlanır sayfasında bulabilirsiniz.
Teker teker gelen yanıtları okumak
Tek bir yanıt bir hikâyedir, bulgu değil. Yanıtları en az 10 yanıtlık gruplar hâlinde okuyun; bir çeyrek ancak 10 yanıt içeriyorsa bir grup sayılır. Tek bir dönemi almak için “Filtreleri yönet” bölümünde bir filtre oluşturun ve “Anketin tamamlanma tarihi aralığı” alanına dönemin ilk ve son gününü girin.
Bireysel yanıtları okuyanların dışına çıkan her rakam en az 10 yanıta dayanmalıdır; bu rakam ister bir departman, ister bir yönetici, ister şirketin tamamı için olsun. Daha azsa dönemi altı aya ya da bir yıla uzatın veya bekleyin; o zamana kadar hiçbir şey paylaşmayın. Çıkarma yoluyla hesaplamaya dikkat edin: şirketin tamamını ve biri hariç bütün departmanları gösterirseniz sonuncusu hesaplanabilir. Geçen çeyrek ile bu yarıyıl gibi örtüşen raporlar da son ayrılanları aynı yolla açığa çıkarır. Birbiriyle örtüşmeyen sabit dönemleri ya da en az 10 yanıtlık grupları raporlayın. Sorveri.com bir grup için en düşük yanıt sayısı şartı koymaz; sonuçları okuyan kişi sayıyı kendisi kontrol eder.
Birden çok yanıtın seçilebildiği nedenler sorusunda sonuç ekranı, her seçeneğin ayrılanlar içindeki payını değil, tüm işaretlemeler içindeki payını gösterir. “Ayrılanların onda dördü maaşı işaretledi” diyebilmek için o seçeneğin sayısını, soruyu yanıtlayan kişi sayısına bölün. Sonra kaç kişinin yanıt verdiğini de söyleyin: “Bu dönem ayrılan 40 kişiden 23'ü yanıt verdi.” “Onda dört” ifadesini dürüst kılan bu sayıdır.
Sonra harekete geçin ve ne yaptığınızı çalışanlara da söyleyin. Değiştirebileceğiniz iki üç nedeni, onları değiştirebilecek kişilere götürün ve bir sonraki dönemde yeniden bakın. Sonuçlardan bir eylem planına giden adımları çalışan memnuniyet anketi nasıl değerlendirilir yazısında bulabilirsiniz.
“Ayarlar” sekmesindeki “Anket sonuçlarını herkese açık yap” kutusunu bir çıkış anketinde asla işaretlemeyin: bu ayar her yanıtı ve her yorumu bağlantıyı bilen herkese gösterir. Bunun yerine rakamların bir özetini paylaşın, yorumları temalar hâlinde aktarın. Bir filtre seçiliyken “Analiz” bölümündeki “PDF olarak dışa aktar” ve “Excel'e aktar” düğmeleri yalnızca o filtreye uyan yanıtları alır.
Özetle
Çalışanların neden ayrıldığını öğrenmek için aynı kısa anketi İK üzerinden, istifa eden herkese gönderin ve kişiyi neyin ittiğini, neyin başka yere çektiğini sorun. Anonimlik vaat etmek yerine yanıtları kimin okuyacağını söyleyin. Yanıtları gruplar hâlinde okuyun, 10'dan az yanıta dayanan hiçbir rakamı paylaşmayın ve değiştirebileceğiniz nedenler üzerinde çalışın. Bir payı söylerken kaç kişinin yanıt verdiğini de yazın. Başlamak için aşağıdaki hazır işten ayrılma anketini açın, en başa ayrılma türünü soran bir soru ekleyin ve giriş metnine yanıtları kimin okuyacağını yazın.
Hazır şablon: işten ayrılma anketi
Şablonda 13 soru var; göndermeden önce ayrılma türünü soran bir soru ekleyin ve giriş metnine yanıtları kimin okuyacağını yazın.
Şablonu görün